H συνοδευτική επιστολή είναι ένα από τα πιο παραγνωρισμένα εργαλεία προώθησης της καριέρας μας. Πολλοί είναι αυτοί που στέλνουν το βιογραφικό σημείωμα χωρίς να στέλνουν μαζί συνοδευτική επιστολή και αυτό είναι μεγάλο λάθος…!!!!
Μάλιστα αρκετοί δεν γνωρίζουμε καν το τι ακριβώς είναι μια συνοδευτική επιστολή (ή ένα cover letter) και απλώς στέλνουμε το cv μας σε μία διεύθυνση e-mail ελπίζοντας…
Δυστυχώς τις περισσότερες φορές μένουμε με την ελπίδα μιας απάντησης, η οποία και δεν έρχεται ποτέ. Και όμως, δεν πρέπει να στέλνουμε ποτέ ένα βιογραφικό σημείωμα χωρίς τη συνοδευτική του επιστολή. Γιατί;
Πρώτον, διότι δίνει την εντύπωση ότι δεν μπορούμε να συντάξουμε μια επιστολή και επομένως θα έχουμε πρόβλημα γραπτής επικοινωνίας σε περίπτωση πρόσληψής μας.
Δεύτερον, γιατί φανερώνει «μαζική αποστολή» χωρίς να μπορεί να προσωποποιήσει τα γραφόμενά μας για τις ανάγκες της εκάστοτε θέσης.
Τρίτον, γιατί δεν διευκρινίζει το για ποια θέση προορίζεται ή σε ποιον απευθύνεται, κάνοντας τον παραλήπτη να χρειάζεται να το μαντέψει, ενώ, τέλος, μαρτυρά και αδικαιολόγητη προχειρότητα.
Όπως φαντάζεστε, κανένας από τους τέσσερις παραπάνω λόγους δεν διευκολύνει την αποδοχή του «γυμνού» μας cv. Ποια, όμως, είναι τα μέρη από τα οποία αποτελείται μια συνοδευτική επιστολή;
Τα ακόλουθα οκτώ:
1. Τα στοιχεία του αποστολέα
1. Τα στοιχεία του αποστολέα
2. Τα στοιχεία του παραλήπτη
3. Η ημερομηνία
4. Το θέμα
5. Η προσφώνηση
6. Ο πρόλογος
7. Το κυρίως μέρος
8. Το κλείσιμο
Ας ξεκινήσουμε να τα γνωρίζουμε με τη σειρά:
Ας ξεκινήσουμε να τα γνωρίζουμε με τη σειρά:
Στοιχεία αποστολέα: Eδώ ουσιαστικά παραθέτετε τα περισσότερα από τα προσωπικά στοιχεία του cv σας: το ονοματεπώνυμό σας, τη διεύθυνση κατοικίας σας (οδός, αριθμός, περιοχή, πόλη, ΤΚ), τα τηλέφωνά σας (σταθερό και κινητό), το fax σας (αν υπάρχει) και, τέλος, τη διεύθυνση του e-mail σας. Προσοχή, ακόμη και αν δεν έχετε Η/Υ και σύνδεση με το Διαδίκτυο στο σπίτι σας θα συμπεριλάβετε οπωσδήποτε διεύθυνση e-mail, δείχνοντας με αυτόν τον τρόπο ότι χειρίζεστε τη νέα τεχνολογία, καθώς το αντίθετο αποτελεί σοβαρό λόγο απόρριψης• κινδυνεύετε να μην κληθείτε καν σε συνέντευξη. Τι μπορείτε να κάνετε σε μια τέτοια περίπτωση; Σε ένα Internet Cafe ή στο σπίτι ενός φίλου θα ελέγχετε τακτικά την αλληλογραφία σας. Φυσικά ποτέ δεν αναφέρετε ως e-mail το εταιρικό σας…
Στοιχεία παραλήπτη: Εδώ ξεκινάτε αναφέροντας την επωνυμία της εταιρίας, τη διεύθυνση, το τηλέφωνο και το fax της. Συνεχίζετε γράφοντας «Υπόψη: …» και αμέσως μετά γράφοντας το ονοματεπώνυμο και τον τίτλο του παραλήπτη εφόσον τα γνωρίζετε ή απλώς «υπόψη του/της υπευθύνου/ης προσλήψεων» αν δεν έχετε τις σχετικές πληροφορίες.
Ημερομηνία: Απλώς παραθέστε τόπο και ημερομηνία, γράφοντας π.χ. «Αθήνα, 25.1.2008».Θέμα:
Ξεκινήστε παραθέτοντας τον κωδικό της αγγελίας, εφόσον φυσικά απαντάτε σε αγγελία και δεν ξεκινάτε εσείς πρώτοι την επαφή. Συνεχίστε γράφοντας: «Εκδήλωση ενδιαφέροντος για πρόσληψη ως…» και συμπληρώστε τον τίτλο της θέσης.
Προσφώνηση: Η συνήθης επαγγελματική προσέγγιση ξεκινά ως «Αξιότιμε κύριε…» και συνεχίζει παραθέτοντας το επώνυμο του παραλήπτη. Αν δεν γνωρίζετε το επώνυμο ή το φύλο του παραλήπτη απλώς γράψτε «Αξιότιμοι κύριοι». Ακόμη και η προσφώνηση «Αγαπητέ κύριε…» δεν είναι λανθασμένη, αλλά καλό είναι να προτιμήσετε την πρώτη.
Πρόλογος: Ο πρόλογος πρέπει σε λίγες (δυο-τρεις) σειρές να εξηγεί στον παραλήπτη (ο οποίος την ίδια μέρα μπορεί να λαμβάνει δεκάδες επιστολές για προσλήψεις διαφόρων θέσεων ή και για οποιαδήποτε άλλα ζητήματα) ποιος είστε και τι θέλετε. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε, π.χ., φράσεις όπως: «Ονομάζομαι Χ και ενδιαφέρομαι για τη θέση Ψ που δημοσιεύσατε με αγγελία στην εφημερίδα Ζ» ή «Σε απάντηση της αγγελίας σας για τη θέση Ψ που δημοσιεύθηκε στην εφημερίδα Ζ θα ήθελα να εκφράσω το έντονο ενδιαφέρον μου, επισυνάπτοντας το βιογραφικό μου σημείωμα». Αν θέλετε μάλιστα να προχωρήσετε ένα ακόμη βήμα, θα μπορούσατε να συνεχίσετε μετά το «…για τη θέση Ψ», γράφοντας «…για την οποία θεωρώ ότι διαθέτω τα απαιτούμενα προσόντα». Κυρίως μέρος:
Οι δυο-τρεις παράγραφοι του κυρίως μέρους του cover letter έχουν ως σκοπό να δώσουν μια συνοπτική παρουσίαση του εαυτού σας, της εμπειρίας και των ικανοτήτων σας, όπως και του τι έχετε σπουδάσει• και κυρίως να δείξουν ότι τα παραπάνω ταιριάζουν όσο το δυνατόν περισσότερο στη θέση που επιθυμείτε.
Προσοχή, δεν αντιγράφετε αυτολεξεί το κείμενο του cv σας, καθώς κανείς δεν θέλει να διαβάζει τα ίδια δύο φορές. Έξυπνη κίνηση από την πλευρά σας είναι το να αντιπαραβάλλετε τα ζητούμενα στην αγγελία με τα δικά σας προσόντα. Για παράδειγμα, σε αγγελία που ζητά «min διετή προϋπηρεσία» να γράψετε ότι η δική σας ξεπερνά τα τρία έτη, σε αγγελία που ζητά «min πτυχιακές σπουδές» να αναφέρετε το μεταπτυχιακό σας κ.λπ.
Κλείσιμο: Το κλείσιμο ή αλλιώς ο επίλογος ουσιαστικά περιλαμβάνει (σε δυο σειρές) την υπενθύμιση του ενδιαφέροντός σας για τη θέση, τον τελικό σας χαιρετισμό, καθώς και την αίτηση για μια πρώτη συνέντευξη. Ολοκληρώνετε υπογράφοντας και χρησιμοποιώντας τις φράσεις «Με εκτίμηση» ή «Μετά τιμής».
Tελευταίες γενικές συμβουλές:
Το ιδανικό πάχος των γραφομένων μας δεν πρέπει να ξεπερνά τα 3/4 της σελίδας.
Δεν γράφουμε έκθεση ιδεών και δεν χρειάζεται να κουράσουμε τον αναγνώστη…
Γράψτε σύντομες προτάσεις, σωστές γραμματικά, από τις οποίες να βγαίνει ξεκάθαρο νόημα.
Όπου χρειάζεται χρησιμοποιήστε έντονα γράμματα ή και bullet points.
Χρησιμοποιήστε τον ίδιο τύπο και μέγεθος γραμματοσειράς που επιλέξατε και για το βιογραφικό σας σημείωμα.
Σε περίπτωση αποστολής με ταχυδρομείο προτιμήστε ένα καλής ποιότητας χαρτί.
Πριν από την αποστολή δώστε σε έναν φίλο να ελέγξει τα γραφόμενά σας. Πολλές φορές ένα «τρίτο μάτι» μπορεί να εντοπίσει μικρά σφάλματα τα οποία έχουν διαφύγει της προσοχής μας και έτσι να μας δώσει την ευκαιρία να τα διορθώσουμε έγκαιρα…
Καλή επιτυχία!
Γράψτε σύντομες προτάσεις, σωστές γραμματικά, από τις οποίες να βγαίνει ξεκάθαρο νόημα.
Όπου χρειάζεται χρησιμοποιήστε έντονα γράμματα ή και bullet points.
Χρησιμοποιήστε τον ίδιο τύπο και μέγεθος γραμματοσειράς που επιλέξατε και για το βιογραφικό σας σημείωμα.
Σε περίπτωση αποστολής με ταχυδρομείο προτιμήστε ένα καλής ποιότητας χαρτί.
Πριν από την αποστολή δώστε σε έναν φίλο να ελέγξει τα γραφόμενά σας. Πολλές φορές ένα «τρίτο μάτι» μπορεί να εντοπίσει μικρά σφάλματα τα οποία έχουν διαφύγει της προσοχής μας και έτσι να μας δώσει την ευκαιρία να τα διορθώσουμε έγκαιρα…
Καλή επιτυχία!
ΠΗΓΕΣ:
Οδηγός καριέρας εκδόσεις καριέρα.gr
Σεμινάριο «αυτοματισμός γραφείου 2006» Τσαμπίκα Πρωτόπαπα
Εφημερίδα «Τα νέα» Διάφορα τεύχη
http://www.kariera.gr/
http://www.skywalker.gr/
http://www.cremedelacreme.gr/
